Varje företag behöver spendera pengar för att tjäna pengar. Det är en klyscha, men det är också utan tvekan sant.
Vi ser vanligtvis dessa kostnader som direkt kopplade till försäljningen. Du måste köpa aktier för att sälja den. Du måste anställa säljare (och betala dem) också.
Mendu har också kostnader som inte är så nära kopplade till vinsten. Dessadriftskostnaderär de saker som du förmodligen hellre inte betalar, men som inte har något val: hyra, el- och interneträkningar, advokatkostnader.
Dessa är ofta vad vi tänker på som "kostnader", och de är vanligtvis jobbiga att hantera. I det här inlägget kommer vi att titta på vilka typer av allmänna och administrativa kostnader som ditt företag kan ådra sig, vilka utmaningar du kommer att stöta på och det bästa sättet att hålla koll på dem.
Låt oss börja med en tydlig definition av vad vi pratar om.
Vad är allmänna och administrativa kostnader?
Mycket enkelt är allmänna och administrativa kostnaderkostnaderna för att driva ett företag sominte relatera till dina produkter eller försäljning. Dessa är nödvändigheter (och ibland lyxen) som de flesta företag kräver.
Deinkluderar hyra, vissa löner, personalförmåner, kontorsmaterial, och mycket mer. Om det inte direkt ger intäkter, är det sannolikt en G&A-kostnad.
I stort sett kommer ditt företag att ha tre huvudtyper av utgifter på sina böcker:
Tillverkningskostnader
Försäljning, allmän ochadministrativa kostnader
Kostnader relaterade till investeringar
Som du kan se,Försäljningskostnader klumpas ofta ihop med G&A i ett företags resultaträkning. De hålls åtskilda från produktionskostnader (tillverkning).
Men för denna artikels syften,vi väljer att bara fokusera på allmänna och administrativa kostnader. Försäljning och marknadsföring kommer att ha sina egna budgetar och chefer och vi vill titta på vad som gör G&A till en unik utmaning att hantera.
Varför är de viktiga?
Ett kontor driver inte bara sig självt. Dina team behöver en välfungerande miljö där de är bekväma och kan arbeta utan att svettas med småsaker.
Den här typen av miljö hjälper dig också att hitta de bästa talangerna och behålla dem längre. De små sakerna - en snygg färgskala och en öppen känsla - kan varaskillnaden mellan att signera den person du vill ha, och se dem gå.
Och som vi ska se,G&A-kostnader talar direkt till ett företags effektivitet. Detta är ett av de första områdena för ett företag att beskära om det vill öka vinsten.Per InvestingAnswers, "eftersom [G&A] ofta hyser lönerna för de högsta cheferna, liksom många andra utgifter, är det ofta målet för kostnadsbesparingar när ett företag har kassaflödesproblem."
Och kassaflödet är verkligen en viktig fråga.Som PreferredCFO förklarar, "82% av tiden, dålig kassaflödeshantering eller dålig förståelse för kassaflödet bidrar till att ett litet företag misslyckas."
Så ju lättare det är att spåra dessa kostnader, desto bättre.
Klassiska G&A utgifter
Även om företag kommer att ha sina egna typiska kontorskostnader, finns det flera kategorier som de flesta anser vara standard.
Typerna av utgifter är naturligtvis olika. Men en sak är densamma:företag måste hitta ett enkelt sätt att betala för dessa och spåra sina kostnader.
Vi kommer att titta på dina utgiftshanteringsalternativ senare i den här artikeln. För nu, låt oss titta på typerna av utgifter.
[U.S. företag kommer att hitta en bra lista över G&A-utgifter med redovisningskoder med tillstånd avDen strategiska finanschefen.]
Löner
När vi tänker på löner som en G&A-kostnad talar vi mest om företagspersonal: ledning, ekonomi, konton, förvaring och IT. Din försäljning, marknadsföring, utveckling och design bidrar alla direkt till försäljningen, så de brukar inte räknas.
Detta är mest en teknisk distinktion tillhjälpa dig att skilja operativa kostnader från intäktsgenererande kostnaders. Ur ett praktiskt perspektiv kommer du att betala löner för de flesta (om inte alla) personal på samma sätt.
[För skojs skull, här är en intressant kalkylator för att jämföra kostnaden för att användafrilansare kontra heltidsanställda. (Toptal)]
Hyra
Att ha tak över dina anställdas huvuden är en annan betydande kostnad. Detta är en anledning till varför många företag väljer att avstå från ett kontor helt och hållet, ochdistansarbete är det "nya normala".
Naturligtvis har fjärrkultur en lång väg att gå. Och för närvarande har de flesta företag en fast adress.
Mat och dryck
När anställda är glada och bekväma,det är lättare att dyka upp och göra sitt bästa. Företag är vanligtvis glada över att erbjuda lite mat och dryck för att hålla teammedlemmarna på sitt bästa.
Åtminstone brukar det finnas te och kaffe. Vissa företag kommer att lägga till kex eller frukt för att avvärja hungerkval mitt på morgonen eller eftermiddagen.
Och stora företag och fabriker har till och med cafeterier som tillhandahåller varma luncher för arbetare. Detta krävs till exempel i Frankrike för företag över en viss storlek. Annars måste måltidskuponger ges till personalen för att säkerställa att de har en lämplig måltid.
Mat och dryck är bara ett exempel på enväxande antal anställdas förmånerpå moderna arbetsplatser.
Förmåner för anställda
Utöver mat och dryck åtnjuter de anställda ofta andra förmåner. Dessa kan vara allt från en lagmåltid på en restaurang för ny personal, till en yogaklass varje vecka till den årliga julfesten.
Regelbundna, löpande utgifter är vanligtvis relativt lätta att hantera. Om varje anställd har rätt till ett Spotify Premium-konto,du vet ungefär hur mycket det kommer att kosta dig varje månadeftersom du vet antalet anställda.
Men fester och luncher kan också bli dyra. Och eftersom de bara är engångsföreteelser kan det vara svårare att hålla reda på dem. Konsekventa utgifter är alltid mycket lättare att hantera.
Vi ska titta på lösningar på detta inom kort, men fundera bara på hur du normalt skulle betala för en fest på jobbet. Och omdukänner till processen, gör alla andra?
Kontorsmöbler
Huvudkostnaderna för kontorsmöbler kommer i förskott. Du köper 100 skrivbord, stolar och lampor, och du är ganska klar.
Men du har ocksåsmå, löpande utgifter som fortsätter att dyka upp. När en anställd behöver en ergonomisk stol eller ett ståbord, eller när det är dags att byta ut soffan till exempel.
Som ovan kan alla engångsutgifter vara svåra att hantera. Du vill flytta snabbt och få de nya möblerna på plats direkt, men du måste också föra tydliga journaler och betala rätt.
Elektronik och tekniskt tillbehör
Den mest uppenbara elektroniska kostnaden i moderna företag är förstås datorer. Ganska mycketalla behöver en, plus en skärm, tangentbord och mus. Vissa - specielltresande personal- kommer också att behöva en jobbtelefon för att hålla kontakten under resor.
Tekniska kostnader kan också vara en blandning av försäljnings- och kontorskostnader. Till exempel, om du har enwebbplats eller CDNför marknadsföring och försäljning, då är det naturligtvis en produktionskostnad. Men om du behåller servrar för ditt intranät eller för att lagra finansiell data kommer dessa att vara driftskostnader.
Advokatkostnader
Varje företag kommer att behöva juridisk hjälp då och då. Från att sätta upp dina första anställningskontrakt till att hantera en knepig skattesituation är det osannolikt att du kommer att ha denna expertis på egen hand.
Juridiska kostnader kan vara både vanliga, löpande kostnader eller engångskostnader. Du kanske har en advokat som ska hållas under ett visst antal timmar i månaden för att se till att du följer reglerna.
Du kanske till och med har en intern advokat eller efterlevnadsexpert. Eftersom detta inte bidrar till försäljningen blir det också en allmän och administrativ kostnad.
Och då och då behöver du detlägga ut för att lösa en specifik juridisk utmaning. Dessa kostnader kan vara betydande, men de är viktiga för att hålla ditt företag ovanför vattnet.
Företagets kostnader kontra intäkter
Det belopp du lägger på driftskostnader är egentligen bara relevant om du jämför det med intäkter. En liten start kommer sannolikt att ha lägre administrativa kostnader än en företagsverksamhet trots allt. Så snarare än att besatta sig av själva betalningarna bör du tänka på dem i sitt sammanhang.
För att se till att dina utgifter är "under kontroll" är den enklaste åtgärden attberäkna driftskostnaderna mot företagets intäkter. Detta är också känt someffektivitetsförhållandet.
Formeln för detta är enkel:
G&A-kostnader/intäkter x 100
Det visar dig driftskostnaderna som en procentandel av dina intäkter. Och då kan duövervaka förändringar i denna procentandel, snarare än att titta på kostnaderna på egen hand.
Som Plan Projections förklarar, "en betydande ökning av förhållandet mellan allmänna kostnader och administrationskostnader kan tyda på att investeringen i allmänhet och administration inte är så kostnadseffektiv som den borde vara."
Detta är mest relevant för finanschefen eller finanschefen. De är skyldiga att se till att företagets ekonomi är under kontroll.
Men det kan vara en bra princip att tänka på för kontorschefer och annan ekonomipersonal. Om du kan minska effektivitetsgraden detta kvartal jämfört med förra, kan duskapa värde för företaget.
Notera: Denna beräkning vanligtvis endasttar hänsyn till typiska, pågåendeföretagets utgifter. Engångsbetalningar (till exempel en rättslig prövning) ska inte inkluderas i denna siffra. Men löpande kostnader (t.ex. en månatlig laglig retainer) måste vara det.
Vilket utgör en stor utmaning: Känner du verkligen till ditt företags regelbundna G&A-kostnader från kvartal till kvartal? Och kan du effektivt hantera dessa stora engångsbetalningar?
Utmaningar med kontorskostnader
Som vi redan har nämnt är allmänna och administrativa utgifter ofta svåra att hantera. Den främsta anledningen till detta är detolika människor kan hantera olika utgifter, och sättet att betala för saker kan vara överallt.
Så här kan några av dessa utmaningar presentera sig själva.
Vem är ansvarig för vad?
Kontorsmöbler, elektronik och annan teknisk utrustning kommer vanligtvis att vara upphandlingspersonens eller teamets domän. Förhoppningsvis har de ett tydligt system för att se till att betalningar övervakas och fakturor och kvitton arkiveras korrekt.
Och för storskaliga inköp är detta vanligtvis okomplicerat. Du betalar för allt på en gång, inköpsteamet för detaljerade register och allt är skeppsmässigt.
Mennär en anställd behöver en ny mus, kommer de att veta hur man skaffar den? Helst behöver de inte störa upphandlaren varje gång.
Och det är också fullt möjligt att du inte har en upphandlingsperson eller ett team. Dekontors chefhanterar allt detta.
I detta fall,du vill definitivt inte att kontorschefen ska hantera varje liten betalning. För det första är de alldeles för upptagna. Och den anställde i fråga ska kunna välja musen (eller vad det nu är de behöver) och göra köpet snabbt.
De flesta företag slutar med en mix-and-match-strategi. Vissa anställda följer reglerna och ber om hjälp, och vissa gör det som är snabbast och lättast för sig själva. Du slutar med en brist på tydliga gränser och förväntningar, ochfler oidentifierade betalningar dyker upp på företagskortet eller utanförfickpengarlåda.
Det är detta vi vill lösa. Om du inte lätt kan veta vad som spenderas i realtid,du kan inte effektivt minska kostnaderna på smarta sätt.
Regelbundna kontra engångskostnader
Den andra stora utmaningen beror på att kostnaderna har olika tidslinjer. Du kommer att betala vissa saker månadsvis (som verktyg och löner), andra kvartalsvis och några årligen (som ett hyreskontrakt på kontoret).
Ett bra finansteam kan hålla allt detta enligt schemat.
Det större hindret är när du har oväntade engångskostnader. Dessa förekommer faktiskt hela tiden. Du kanske har ett styrelsemöte, så du springer ut för morgonte. Eller så kanske kylskåpet fungerar och du ringer in en reparationspersonal.
Och det finns de stora betalningarna som drabbar då och då: betydande advokatkostnader eller nya datorer för hela kontoret.
Du kanske har ett smidigt system för dina vanliga betalningar, men att blanda in engångsposter är svårare. Du måste vara säker på att varje betalning spåras, med godkännande från en chef. Du kommer också att ha fakturor och kvitton att arkivera på ett ansvarsfullt sätt.
Och även om inget av detta är omöjligt,varje betalning lägger till administrativ påfrestning när du inte förväntar dig det. Om du inte är beredd.
Hur man hanterar allmänna och administrativa utgifter
Det verkliga syftet med den här artikeln är att visa dig hur smarta företag hanterar G&A-utgifter. Dessa kanske inte är så komplicerade som resekostnader som involverar massor av transaktioner, men det är precis därför du vill göra dem så enkla som möjligt. Ju mindre manuellt arbete, desto bättre.
Dina största mål här handlar alla om effektivitet. Du bör sikta på att:
Minska ditt totala effektivitetsförhållande. Ju lägre driftskostnader du har, desto effektivare är verksamheten.
Gör det lättare att spåra utgifter. Speciellt engångskostnader kan vara svåra att övervaka och kan slösa bort mycket tid.
Gör utgifterna smidigare för personalen. Ju mindre tid och ansträngning som går åt till små driftskostnader, desto bättre.
(Video) The Third Industrial Revolution: A Radical New Sharing Economy
För att uppnå alla tre behöver duen robust utgiftsstrategi över hela företaget. Och afickpengarlådan staplar definitivt inte upp.
Här är vad som behöver inkluderas:
Smarta betalningsmetoder
Detta betyder inte blockchain. Med smart menar vibetalningsmetoder som är byggda för företag. Några regler att följa:
Gå bort från kontanter. Kontanter är i sig svåra att övervaka. Åtminstone behöver du någon form av manuell datainmatning (en reskontra eller Excel-ark) för att hålla koll på utgifterna.
Undvik företagets kreditkort. Återigen, dessa är svåra att övervaka. De delas runt, och det är aldrig helt klart vem som gjorde vilken betalning.
Hitta bättre kortbetalningsalternativ.Kortbetalningar är bra, bara inte den traditionella företagskortsmodellen. Istället vill du ha individuella förbetalda kort som kommer med ett sätt att spåra varje persons utgifter. Här ärbästa kortbetalningsalternativ för företag.
Glöm kostnadsrapporter. Den mest tidskrävande och felbenägna metoden är att låta anställda betala med sina egna pengar och sedan söka ersättning. Om du har rena betalningsmetoder behöver dina anställda inte bry sig om kostnadsanspråk igen.
Så för att sammanfatta: inga fler företagskreditkort eller utgifter. Skaffa istället en förbetalt kortlösning som är lätt att övervaka. Det är där det andra steget kommer in.
En utgiftshanteringsplattform
Det enda sättet att minska driftskostnaderna är attförst spåra dina utgifter, leta sedan efter områden att minska. Detta är mycket svårare om du inte kan logga och kategorisera varje betalning enkelt.
En braverktyg för utgiftshanteringkommer att fånga varje betalning som dina team gör, sedan kategorisera dem och tilldela dem rätt budgetar. Så du vet i realtid - och utan någon datainmatning - hur mycket du spenderar på mat, elektronik, hyra och verktyg.
Om det är ditt personliga ansvar att pressa G&A-kostnader är det här perfekt.
Och det är ännu bättre om den här plattformen är länkad direkt till de betalningsmetoder vi nämnde ovan. Sådu behöver inte logga in på din bank för att se vad som har spenderats, eller öppna Excel-ark för att kontrollera kontantutgifter.
Omvarjebetalning görs via plattformen, du har en källa till sanning. Och du kan använda detta för att bygga din spelplan.
En plan för att minska kostnaderna
När du har de två ovan på plats är det enkelt att bygga en handlingsplan. Du baraleta efter onödiga utgifter och gör en medveten ansträngning för att minska dem.
Detta kan vara så enkelt som att kräva godkännande från chefer för varje betalning. Det kan också innebära att teammedlemmar behöver göra en formell begäran till kontorschefen om små saker.
Du kan också upptäcka pågående betalningar som du inte ens visste om. Prenumerationer på programvara som folk slutade använda för månader sedan, till exempel.
Det kan också vara smart att avsätta tid varje januari för att granska dinverktyg för kontorshanteringoch fatta beslut om vilka som är avgörande och vilka som kan minskas.
Om du har exakt utgiftsspårning och ett konsekvent sätt för team att spendera, kan dusnabbt bygga en strategi för att hålla locket på kostnadernautan att slösa allas tid och energi.
Hantera alla företagets utgifter med en process
Sammantaget är din bästa insats att hantera alla företagsutgifter på samma sätt. Oavsett om det är för resande säljare,betalningar av programvara för prenumeration, eller så borde kontorskostnaderna inte spela någon roll.
Du borde haettutgiftshanteringsstrategi, och varje betalning bör falla under den.
Och det här är enkelt om du har rätt betalningsmetoder och en bra plattform för att spåra allt. Kalkylblad och datainmatning lämnar utrymme för misstag, plus att de kostar ditt företag tid. Ta bort huvudvärken från allmänna och administrativa utgifter genom att använda ett allt-i-ett verktyg för utgiftshantering somSpendesk. Ta ordentligtkontroll av företagets utgifteri dag.